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高质量文档管理软件的 5 个基本功能以及选择文档管理系统时要考虑的五个问题

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当您实施新技术时,您选择的软件或应用程序应提高运营效率,提高员工生产力并削减整个公司的成本。

在文档管理软件领域,在整个组织中共享关键文档可以提高效率,并使员工能够专注于更重要的任务。

但是,您所选择的软件对于您投资回报的快慢至关重要。

以下是文档管理软件的五个基本功能,这些功能可以在实施后立即节省时间并降低成本。

可用性:
文档管理的成功围绕着软件的易用性。可用性对于团队支持和员工快速接受软件至关重要。常用业务功能(例如文档搜索和检索)的图形界面应易于使用,并适应员工的工作方式。

检索和索引:
您的业务越大,您需要搜索的文档就越多,以便找到关键信息完成任务。标准搜索功能可防止您的员工专注于完成销售而不是搜索文档。对信息进行分类和索引的多种方法为搜索和排序铺平了道路,从而节省时间并使您能够专注于提高利润。

分发:
将正确的文档交到正确的人员手中,同时允许多个用户同时访问同一文档,通过优化资源来提高工作效率。与打印、传真、电子邮件和公司内部网的集成可简化文档共享并加快审批和签核流程。

工作流自动化:
自动将文档传送给合适的人员,能够简化流程、消除瓶颈,使企业立即受益。生成回执和回复的能力可实现快速的后续程序。真正节省时间的工作流自动化的关键是在必要时制定规则和例外情况的能力。

安全性:
全面的文档管理安全性方法涉及身份验证、授权、灾难恢复和审计跟踪报告。系统管理员必须能够通过用户的访问权限和功能权限(在组和个人级别)以及文件类型(从文件夹到文档)来平衡安全性。

虽然大多数文档管理系统都提供基本的扫描、检索和显示功能,但无论您拥有小型企业、中型企业还是大型企业,在组织内部实施文档管理需要的不仅仅是基础知识。用户数量、办公地点和文档类型都会影响软件的类型以及实施速度。

每个文档管理项目都与您的业务一样独特。
虽然您选择的软件在形式和功能方面应该与您的业务匹配,但成功项目中的最佳实践可以帮助您做出更明智的决策。
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以下是选择文档管理系统时要考虑的五个问题:

1.“我的业务目标是什么,关键指标有哪些?
首先要考虑为什么要进行文档管理,这一点很重要。业务目标是改善多个用户的协作吗?您是否想降低存储成本?您是否希望通过您的业务控制文档流?在实施文档管理软件之前,请查看您目前完成关键任务(处理发票、工作订单、销售订单等)所需的时间,为系统性能创建一个比较基准。这些指标有助于提高用户采用率和投资回报率。

2. “我们应该自动化哪些业务流程和工作流程?
找出最适合自动化的领域的关键是考虑员工大部分时间都花在哪里。这些任务是否需要人工干预,或者是否可以自动化,让员工腾出时间花在要求更高、影响更大的任务上?这些流程应该是对业务很重要的日常任务,例如处理销售订单或响应客户查询。数据捕获和索引对于确保用户在需要时找到所需内容至关重要。收集需要批准的文档和多用户访问的文档的过程也应自动化,以简化工作流程并最大限度地提高文档管理系统的投资回报率。

3. “哪些基于纸张的流程可以改进?
对于一些企业来说,在采用文档管理软件时,一个关键错误是在数字环境中模拟基于纸张的流程,而不是修改和改进这些流程。在某些情况下,文档管理软件允许多个用户同时访问同一文档,不再需要文档维护者。相反,电子通知会自动发送给相应的人员,通知他们采取行动。重要的是要询问为什么您要遵循某些程序以及如何在数字文档中消除某些步骤。

4.“如果文档可以在电子系统中自动索引,哪些需要保留,哪些需要放弃?
如果您正在查看大量纸质文档,您更愿意在电子系统中索引所有这些文档。但是,每天实际使用哪些文档?花时间和精力确定这些文档的优先级,确保您捕获的数据对您的业务需求有用。如果数据不是业务关键型数据,那就放手吧。

5. “我应该使用什么标准来评估文档管理系统?
文档管理系统应用各种技术,但并非所有技术都适合您的业务。制定评估清单有助于根据当前需求确定功能的优先级。问题可能包括:软件在扫描时是否根据定义的值(如用户和日期)自动命名文档?文档数据的位置是在本地还是在云中,我们可以在本地支持多少数据?我们是否能够按类型创建文档模板?全文搜索是否涵盖整个文档数据库?

上述问题应该可以在您进行数字文档管理的初始规划阶段帮助到您。

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