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第十三章:项目相关方管理

发布时间:2022/11/20 12:51:05

一、识别相关方

识别相关方式定期识别项目相关方,分析和记录他们的利益、参与度、相互依赖性、影响力和对项目成功的潜在影响的过程。主要作用是使团队能够建立对每个相关方或相关方群体的适度关注。

输入工具与技术输出

1.项目章程

2.商业文件

  • 商业论证
  • 效益管理计划

3.项目管理文件

  • 沟通管理计划
  • 相关方参与计划

4.项目文件

  • 变更日志
  • 问题日志
  • 需求文件

5.协议

6.事业环境因素

7.组织过程资产

1.专家与判断

2.数据收集

  • 问卷调查
  • 头脑风暴

3.数据分析

  • 相关方分析
  • 文件分析

4.数据表现

  • 相关方映射分析/表现

5.会议

1.相关方登记册

2.变更请求

3.项目管理计划更新

  • 需求管理计划
  • 沟通管理计划
  • 风险管理计划
  • 相关方参与计划

4.项目文件更新

  • 假设日志
  • 问题日志
  • 风险登记册

数据分析

相关方分析

相关方分析会产生相关方清单和关于相关方的各种信息。利害关系包括一下各条的组合:

  • 兴趣 。个人或群体会受与项目有关的决策或成果的影响。
  • 权利 。国家法律框架可能已就相关方的合法权益做出规定,如职业健康安全。
  • 所有权。人员或群众对资产或财产拥有的法定所有权。
  • 知识。专业知识有助于更有效地达成项目目标和组织成果,或有助于了解组织的去哪里结构。从而有益于项目。
  • 贡献 。提供资金或其他资源。包括人力资源,或者以无形方式为项目提供支持。

文件分析

评估现有项目文件及以往项目的经验教训,以识别相关方和其他支持性信息。 

数据表现

权利利益方格、权利影响方格、或作用影响方格

基于相关方的职权级别、对项目成果的关心程度、对项目成果的影响力,或改变项目计划或执行的能力,每一种方格都可用于相关方进行分类。对于小型项目、相关方与项目的关系很简单的项目,或相关方之间的关系很简单的项目。这些分类模型非常实用。

相关方立方体

这是上述方格模型的改良形式。本立方体把上述方格中的要素组合称三维模型,项目经理和团队可据此分析相关方并引导相关方参与项目。作为一个多维模型,他讲相关方视为一个多维实体,更好地加以分析,从而有助于沟通策略的制定。 

凸显模型

通过评估相关方的权利。紧迫性和合法性对相关方进行分类。

影响方向

根据相关方对项目工作或项目团队本身的影响方向对相关方进行分类。可以把相关分类为: 

  • 向上
  • 向下
  • 向外
  • 横向

优先级排序

如果项目有大量的相关方、相关方社区的成员频繁变化,相关方和项目团队之间或相关方社区内部的关系负责。可能有必要对相关方进行优先级排序。 

相关法登记册

相关方登记册是识别相关方过程的主要输出。他记录关于已识别相关方的信息。包括:

  • 身份信息:姓名、组织职位、地点、联系方式、以及在项目中扮演的角色。
  • 评估信息:主要需求、期望、影响项目成果的潜力。以及相关方最能影响或冲击的项目生命周期阶段。
  • 相关方分类: 用内部或外部。作用、影响、权利或利益,上级、下级、外围或横向,或者项目经理进行选择的其他分类模型,进行分类的结果。

二、规划相关方参与

规划相关方参与式根据相关方需求、期望、利益和对项目的潜在影响,制定项目相关方参与项目的方法的过程。主要作用,提供与相关方进行有效互动的可行计划。

输入工具与技术输出

1.项目章程

2.项目管理计划

  • 资源管理计划
  • 沟通管理计划
  • 风险管理计划

3.项目文件

  • 假设日志
  • 变更日志
  • 问题日志
  • 项目进度计划
  • 风险登记册
  • 相关方登记册

4.协议

5.事业环境因素

6.组织过程资产

1.专家与判断

2.数据收集

标杆对照

3.数据分析

  • 假设条件和制约因素分析
  • 根本原因分析

4.决策

  • 优先级排序/分级

5.数据表现

  • 思维导图
  • 相关方参与度评估矩阵

6.会议

1.相关方参与计划

相关方参与度评估矩阵

用于将相关方当前参与水平与期望参与水平进行比较。对相关方参与水平进行分类的方式之一。相关方参与水平可分为如下: 

  • 不了解型 :不知道项目及其影响。
  • 抵制型 : 知道项目及其影响,但抵制项目工作或成果可能引发的任何变更。此类相关方不会支持项目工作或项目成果。
  • 中立型 :了解项目 ,但既不支持,也不反对
  • 支持型 :了解项目及其潜在影响,并且会支持项目工作及其成果。
  • 领导型 :了解项目及其潜在影响,而且积极参与以确保项目取得成功。

相关方参与计划

相关方参与计划是项目管理计划的组成部分。它确定用于促进相关方有效参与决策和执行的策略和行动。基于项目的需要和相关方的期望,相关方参与计划可以使正式的或非正式的。非常详细的或高度概括的。可包括调动个人或相关方参与的特定策略或方法 。

三、管理相关方参与

管理相关方参与是与相关方进行沟通和协作,以满足其需求与期望,处理问题,并促进相关方合理参与的过程。作用于让项目经理能够提高相关方支持,并尽可能降低相关方抵制。

输入工具与技术输出

1.项目管理计划

  • 沟通管理计划
  • 风险管理计划
  • 相关方参与计划
  • 变更管理计划

2.项目文件

  • 变更日志
  • 问题日志
  • 经验教训登记册
  • 相关方登记册

3. 事业环境因素

4.组织过程资产

1.专家与判断

2.沟通技能

  • 反馈

3.人际关系与团队技能

  • 冲突管理
  • 文化意识
  • 谈判
  • 观察/交谈
  • 政治意识

4.基本规则

5.会议

1.变更请求

2.项目管理计划更新

  • 沟通管理计划
  • 相关方参与计划

3.项目文件更新

  • 变更日志
  • 问题日志
  • 经验教训登记册
  • 相关方登记册

沟通技能

在开展管理相关方参与过程时,应根据沟通管理计划,正对每个相关方采取相应的沟通方法。项目管理团队应该使用反馈机制,来了解相关方对各种项目管理活动和关键决策的反应。反馈收集方式包括: 

  • 正式与非正式对话;
  • 问题识别和讨论;
  • 会议;
  • 进展报告;
  • 调查;

人际关系与团队技能

  • 冲突管理

  • 文化意识

  • 谈判

  • 观察和交谈

  • 政治意识 

会议

会议用于讨论和处理任何与相关方参与有关的问题或关注点。需要召开会议包括:

  • 决策;
  • 问题解决;
  • 经验教训和回顾总结;
  • 项目开工;
  • 迭代规划;
  • 状态更新;

四、监督相关方参与

监督项目相关方关系,并通过修订与策略和计划来引导相关方合理参与项目的过程。主要作用,随着项目开展和环境变化,维持或提升相关方参与活动的效率和效果。

输入工具与技术输出

1.项目管理计划

  • 沟通管理计划
  • 资源管理计划
  • 相关方参与计划

2.项目文件

  • 问题日志
  • 经验教训登记册
  • 项目沟通记录
  • 风险登记册
  • 相关方登记册

3.工作绩效数据

4.事业环境因素

5.组织过程资产

1.数据分析

  • 备选方案分析
  • 根本原因分析
  • 相关方分析

2.决策

  • 对标准决策分析
  • 投票

3.数据表现

  • 相关方参与度评估矩阵

4.沟通技能

  • 反馈
  • 演示

5.人际关系与团队技能

  • 积极倾听
  • 文化意识
  • 领导力
  • 人际交往
  • 政治意识

6.会议

1.工作绩效信息

2.变更请求

3.项目管理计划更新

  • 资源管理计划
  • 沟通管理计划
  • 相关方参与计划

4.项目文件更新

  • 问题日志
  • 经验教训登记册
  • 风险登记册
  • 相关方登记册

人际关系与团队技能

适用于本过程的人际关系技能包括 : 

  • 积极倾听 :通过积极倾听,减少理解错误和沟通错误。 
  • 文化意识 :文化意识和文化敏感性有助于项目经理依据相关方和团队成员的文化差异和文化需求对沟通进行规划
  • 领导力 :成功的相关方参与,需要强有力的领导技能,以传递愿景并激励相关方支持项目工作和成果。
  • 人际交往 :通过人际交往了解关于相关方参与水平的信息。 
  • 政治意识 :有助于理解组织战略,理解谁能行使权利和施加影响,以及政治培养与这些相关方沟通的能力。

会议

会议类型包括:为监督和评估相关方的参与水平而召开的状态会议、站会、回顾会、以及相关方参与计划中规定的其他任何会议。会议不再局限于面对面或声音互动。虽然面对面互动最为理想,但可能成本很高。 

输出

工作绩效信息

包括与相关方参与状态有关的信息,例如,相关方对项目的当前支持水平,以及与相关方参与度评估矩阵、相关方立方体或其他工作所确定的期望参与水平相比较的结果。 

变更请求

变更请求可能包括用于改善相关方当前参与水平的纠正及预防措施。应该通过实施整体变更过程对变更请求进行审查和处理。 

相关目管理化更新

  • 资源管理计划更新 
  • 沟通管理计划更新
  • 相关方参与计划更新

项目文件更新 

  • 问题日志
  • 经验教训登记册
  • 风险登记册
  • 相关方登记册 
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